Seit dem 2. August 2026 gilt der Großteil der europäischen KI-Verordnung. In Deutschland übernimmt die Bundesnetzagentur eine zentrale Rolle als Marktüberwachungsbehörde, Anlauf- und Beschwerdestelle. Gleichzeitig sind die Hochrisiko-Pflichten für Systeme aus Anhang III durch den AI Omnibus auf den 2. Dezember 2027 verschoben worden.
Ein „KI-Verzeichnis“ ist dabei kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Es ist eine praktische Bestandsaufnahme: Welche Systeme werden eingesetzt, wofür, mit welchen Daten und unter wessen Verantwortung? Genau diese Übersicht wird wichtiger, sobald ein Unternehmen Pflichten, Zuständigkeiten und Änderungen an seinen Werkzeugen nachvollziehen muss.
Was ein KI-Verzeichnis leisten kann
Eine brauchbare Liste hält nicht nur Produktnamen fest. Sie verbindet ein System mit seinem Zweck, dem internen Einsatzbereich, den betroffenen Daten, einer verantwortlichen Person und den offenen Prüf- oder Beteiligungsfragen. Das macht sie zur Arbeitsgrundlage, nicht zum Zertifikat.
Wichtig ist die Abgrenzung: Die KI-Verordnung verlangt nicht pauschal von jedem Unternehmen ein Dokument mit dem Titel „KI-Verzeichnis“. Eine strukturierte Inventur kann aber helfen, mehrere Pflichten und bestehende Anforderungen überhaupt handhabbar zu machen.
Warum der Arbeitsplatz besonders relevant ist
Anhang III der KI-Verordnung erfasst unter anderem bestimmte KI-Systeme in Beschäftigung und Personalmanagement als Hochrisiko. Dazu gehören etwa Systeme, die für Einstellung oder Auswahl eingesetzt werden oder Entscheidungen über Arbeitsverhältnisse, Beförderungen, Kündigungen, Aufgabenverteilung oder Leistungsüberwachung wesentlich beeinflussen.
Die entsprechenden Hochrisiko-Pflichten gelten nach dem AI Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Das bedeutet nicht, dass bis dahin ein rechtsfreier Raum besteht. Datenschutz, Mitbestimmung und bereits geltende Teile der KI-Verordnung laufen unabhängig davon weiter. Verbotene Praktiken und die Regeln zur KI-Kompetenz gelten seit 2. Februar 2025; bestimmte Transparenzpflichten seit 2. August 2026.
Der aktuelle Zeitplan
- Seit 2. Februar 2025: Verbote bestimmter KI-Praktiken und die Regelungen zur KI-Kompetenz.
- Seit 2. August 2026: der Großteil der KI-Verordnung sowie bestimmte Transparenzpflichten; in Deutschland nimmt die Bundesnetzagentur ihre zentrale Rolle in der Durchsetzung wahr.
- Ab 2. Dezember 2027: die verschobenen Hochrisiko-Pflichten für Systeme nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III.
- Ab 2. August 2028: die verschobenen Hochrisiko-Pflichten für Systeme nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I.
Was in eine interne Bestandsaufnahme gehört
- System, Anbieter, Version und Einsatzbeginn
- Zweck und Einsatzbereich im Unternehmen
- betroffene Personen und verarbeitete Datenarten
- interne Verantwortung und Freigaben
- erste Einordnung zu einschlägigen Pflichten, Datenschutz und Mitbestimmung
- Änderungen, Vorfälle und relevante Anbieterkommunikation
Diese Felder ersetzen keine rechtliche oder technische Prüfung. Sie sorgen zunächst dafür, dass eine Organisation weiß, worüber sie überhaupt entscheiden muss.
Der schwierige Teil: Systeme finden, die nie offiziell eingeführt wurden
Eine Bestandsaufnahme beginnt nicht bei der Einkaufsliste. Interessanter sind Funktionen, die über Software-Updates hinzukommen, privat angelegte Konten, KI-Funktionen in bereits genutzten Plattformen und Werkzeuge, die einzelne Teams ohne zentralen Beschluss verwenden. Eine offizielle Liste kann sauber aussehen und trotzdem am realen Betrieb vorbeigehen.
Deshalb ist ein KI-Verzeichnis kein einmaliges Abhaken. Es ist nur dann nützlich, wenn Änderungen am Einsatz, am Anbieter oder an den verarbeiteten Daten wieder in die Übersicht zurückfinden.
Das Arbeitsbuch
„Das KI-Verzeichnis“ ist mein 84-seitiges A4-Arbeitsbuch für diese Bestandsaufnahme. Es enthält Erfassungsbögen für bis zu 20 Systeme, Risiko-Checklisten, ein Schulungsregister und Vorlagen für die laufende Pflege.
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Quellen zum aktuellen Stand
Europäische Kommission: AI Act und Anwendungszeitplan ↗
EUR-Lex: AI Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744 ↗
Bundesnetzagentur: KI-Verordnung ↗